Polityka Prywatności

Ostatnia aktualizacja: 30 września 2026 r.

§1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Alergeek Ventures sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie, ul. Władysława Syrokomli 24/10, 30-102 Kraków, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego Sądu Rejonowego dla Krakowa-Śródmieścia w Krakowie pod numerem KRS: 0000874932, NIP: 6793209719, REGON: 387738728 (dalej: „Administrator" lub „Alergeek Ventures").

Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych: [email protected]

§2. Jakie dane zbieramy

W ramach korzystania z usługi Firmowid przetwarzamy następujące kategorie danych osobowych:

• Dane konta — imię, nazwisko, adres e-mail, dane uwierzytelniania (w tym za pośrednictwem Google OAuth).
• Dane organizacji — nazwa firmy, NIP, adres siedziby, dane kontaktowe.
• Dane fakturowe — treść faktur sprzedażowych i kosztowych, dane kontrahentów.
• Dane z analizy dokumentów — pliki dokumentów przesyłane przez użytkownika oraz dane z nich wyodrębnione, w szczególności dane faktur, sprzedawców i pozycji faktur.
• Dane rachunków bankowych — informacje o rachunkach i transakcjach synchronizowane za pośrednictwem GoCardless (Open Banking).
• Ewidencja czasu pracy — wpisy dotyczące czasu pracy, przypisania do projektów.
• Dane techniczne — adres IP, informacje o przeglądarce, dane sesji.

§3. Cel i podstawa prawna przetwarzania

Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

• Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) — przetwarzanie jest niezbędne do świadczenia usługi Firmowid, w tym prowadzenia konta użytkownika, wystawiania faktur, synchronizacji rachunków bankowych, ewidencji czasu pracy i zarządzania organizacją.
• Prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) — analityka i poprawa jakości usługi, zapewnienie bezpieczeństwa, wykrywanie nadużyć, obsługa zgłoszeń.
• Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) — opcjonalne komunikaty marketingowe, analityczne pliki cookies i nagrywanie sesji. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie.

Informacje o założeniu konta i korzystaniu z wybranych funkcji pomagają nam lepiej rozumieć potrzeby użytkowników i rozwijać Firmowid. W tym celu korzystamy z PostHog. Informacje te są powiązane z kontem użytkownika, a w przypadku korzystania z funkcji organizacji także z organizacją. Analiza nie obejmuje treści faktur ani danych kontrahentów. Ten zakres analizy nie korzysta z cookies analitycznych i jest niezależny od ustawień dotyczących tych cookies.

§4. Podmioty przetwarzające

W działaniu Firmowida wspierają nas wymienieni poniżej dostawcy. W ramach świadczonych usług przetwarzają informacje potrzebne do realizacji opisanych celów:

• OVH SAS (2 rue Kellermann, 59100 Roubaix, Francja) — hosting infrastruktury aplikacji i przechowywanie plików w Object Storage. Dane przechowywane są na terenie Unii Europejskiej.
• PostHog Inc. (2261 Market Street, #4008, San Francisco, CA 94114, USA) — analiza korzystania z Usługi, w tym czynności opisanych w §3. Korzystamy z usług PostHog świadczonych w Unii Europejskiej.
• Functional Software, Inc. (Sentry) (45 Fremont Street, 8th Floor, San Francisco, CA 94105, USA) — monitorowanie błędów, awarii i wydajności Usługi. Raporty mogą zawierać dane techniczne oraz kontekst niezbędny do zdiagnozowania błędu. Po wyrażeniu zgody mogą obejmować także nagrania sesji pomagające ustalić przyczynę błędu.
• Plus Five Five, Inc. (Resend) (2261 Market Street #5039, San Francisco, CA 94114, USA) — obsługa poczty e-mail: wysyłanie wiadomości transakcyjnych, odbiór wiadomości kierowanych do Usługi oraz obsługa załączników, w tym dokumentów przesyłanych do przetworzenia.
• Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia) — uwierzytelnianie użytkowników przez Google OAuth. W tym celu otrzymujemy dane profilu udostępnione podczas logowania, w szczególności adres e-mail, imię i nazwisko oraz identyfikator konta Google.
• GoCardless Limited (Sutton Yard, 65 Goswell Road, London, EC1V 7EN, Wielka Brytania) — usługi Open Banking, tj. uwierzytelnienie połączenia z rachunkiem bankowym oraz pobieranie informacji o rachunkach i transakcjach. GoCardless działa jako niezależny administrator w zakresie wymaganym do świadczenia regulowanych usług bankowych.
• Reducto, Inc. (77 Geary Street, San Francisco, CA 94108, USA) — analiza plików dokumentów przesłanych przez użytkownika, w tym dokumentów fakturowych i umów, oraz OCR i wyodrębnianie z nich danych potrzebnych do działania funkcji Usługi. W ramach tej usługi Reducto przetwarza treść dokumentu lub adres umożliwiający jego pobranie.
• OpenAI Ireland Limited (1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117-126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, D01 YC43, Irlandia) — automatyczne tworzenie opisów faktur kosztowych, ujednolicanie nazw sprzedawców oraz wspomaganie funkcji asystenta i dopasowywania faktur do transakcji. W ramach tych funkcji OpenAI przetwarza dane wyodrębnione z faktur, w szczególności dane sprzedawcy, pozycje i wartości faktury, a także informacje podane przez użytkownika.

§5. Przechowywanie danych

Dane osobowe przechowywane są przez okres korzystania z usługi Firmowid.

Po usunięciu konta przez użytkownika lub usunięciu organizacji Administrator niezwłocznie podejmuje próbę usunięcia powiązanych danych z bazy danych. Pełne usunięcie danych z systemów Usługi, w tym z pamięci masowej (Object Storage), może potrwać do 30 dni. W przypadku wystąpienia błędu usługi zewnętrznej usunięcie obiektów z pamięci masowej może wymagać ręcznej interwencji. Usunięcie nie obejmuje danych, których dalsze przechowywanie jest wymagane przez prawo, ani danych przechowywanych przez zewnętrznych dostawców, nad którymi Administrator nie ma bezpośredniej kontroli; takie dane mogą podlegać okresom retencji obowiązującym u tych dostawców. Pozostałości danych mogą pozostawać w logach usług zewnętrznych (PostHog, Resend) przez ich standardowe okresy retencji.

§6. Prawa użytkownika

Na podstawie RODO przysługują Ci następujące prawa:

• Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO)
• Prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO)
• Prawo do usunięcia danych — „prawo do bycia zapomnianym" (art. 17 RODO)
• Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO)
• Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO)
• Prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania (art. 21 RODO)
• Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa)

W celu skorzystania z powyższych praw prosimy o kontakt: [email protected]

§7. Pliki cookies

Firmowid wykorzystuje następujące pliki cookies:

• Cookies niezbędne (sesyjne) — wymagane do prawidłowego działania aplikacji, utrzymania sesji użytkownika i ochrony przed atakami CSRF. Nie wymagają zgody.
• Cookies analityczne (PostHog) — pomagają analizować korzystanie z Usługi w przeglądarce. Są opcjonalne i zapisujemy je po wyrażeniu zgody. Przed dokonaniem wyboru analiza nie zapisuje trwale danych w przeglądarce ani nie jest powiązana z kontem. Wybór „Odrzuć” wyłącza tę formę analizy. Ustawienia cookies dotyczą analizy w przeglądarce; zakres analizy związanej z kontem opisujemy w §3.
• Monitoring błędów (Sentry) — działa stale w celu zapewnienia bezpieczeństwa i niezawodności usługi. Po wyrażeniu zgody możemy dodatkowo uruchomić nagrywanie sesji w przeglądarce, które pomaga odtworzyć kroki prowadzące do błędu.
• Cookie preferencji (cookie_consent) — przechowuje informację o wyrażeniu lub odmowie zgody na cookies analityczne. Ważność: 1 rok.

§8. Zmiany Polityki Prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki Prywatności. O wszelkich zmianach użytkownicy zostaną poinformowani poprzez publikację zaktualizowanej wersji na stronie firmowid.pl/polityka-prywatnosci wraz z datą ostatniej aktualizacji.